Como calcular a folha de pagamento da minha empresa?

Como calcular a folha de pagamento é a sua dúvida? Confira as nossas dicas e esclareça todas as questões sobre o assunto.

Boa parte dos colaboradores de uma empresa não se dá conta do longo processo pelo qual os salários dos empregados passam antes de chegarem aos contracheques. Por essa razão, é comum vermos empresários se perguntando: como calcular a folha de pagamento da minha empresa?

Como nem tudo que influencia a operação consta nos holerites, é preciso se atentar a todas as etapas desse cálculo. Atualmente, já é possível calcular a folha de pagamento com praticidade e eficiência através de softwares especializados. Mas não se engane: todo empregador ou profissional de contabilidade precisa conhecer os elementos contabilizados no contracheque.

Para compreender melhor os detalhes desse assunto, listamos abaixo alguns dos tributos que incidem sobre o salário bem como as respectivas metodologias de cálculo. Mesmo que a empresa adote um sistema de gestão moderno, com softwares que automatizam boa parte do processo, é importante conhecer os detalhes.

INSS

Todo colaborador contribui com uma porcentagem sobre a remuneração recebida ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Porém, por se tratar de um cálculo relativo, esse valor não é o mesmo para todos os funcionários.

Quem soma remuneração de até R$ 1.751,81 contribui com 8% à Previdência Social. Quem se enquadra na faixa de R$ 1.751,82 e até R$ 2.919,72 tem desconto de 9%. Já quem recebe valores de R$ 2.919,73 até R$ 5.839,45, a incidência é de 11%. O teto da contribuição é de R$ 642,34, mesmo no caso de remuneração superior a R$ 5.839,45.

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FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) tem porcentagem única de 8%, calculada sobre remuneração bruta (com exceção do salário-família, caso esse seja um direito do funcionário em questão). O recolhimento deve ser feito mensalmente. Ao contrário do INSS, quem arca com o depósito do FGTS é o empregador.

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IRRF

As alíquotas do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) são organizadas por faixas. A base de cálculo é a remuneração bruta menos o valor de INSS apurado.

• 1ª faixa: 7,5% sobre bases entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
• 2ª faixa: 15% sobre bases entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
• 3ª faixa: 22,5% sobre bases entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
• 4ª faixa: 27,5% sobre bases iguais a R$ 4.664,69 ou acima desse número.

Para quem possui dependentes, a dedução é de R$ 189,59 no desconto apurado.

Salário-família

Dividido por faixas de rendimento, esse abono é previsto somente para pessoas de baixa renda. Sobre ele, não há nenhum tipo de incidência ou desconto, e a base para consideração é remuneração bruta. Trabalhadores cuja base de cálculo não ultrapassa R$ 907,77 têm direito a R$ 46,54. Na 2ª faixa, o valor será de R$ 32,80, para os trabalhadores com rendimentos entre R$ 907,78 e R$ 1.364,43.

Vale-transporte

Quando necessário, é obrigação do empregador proporcionar acesso a transporte público aos funcionários. Caso opte pelo benefício, a empresa irá arcar com toda a despesa decorrente do deslocamento residência-trabalho-residência e o trabalhador contribui com percentual de no máximo 6% sobre o salário, desconto que será lançado em folha de pagamento, independentemente do valor da passagem. 

Vale-refeição

Diferentemente do vale-transporte, o vale-refeição não é obrigatório. No entanto, por se tratar de um benefício muito valorizado, a maioria das empresas o concede aos seus colaboradores, de forma espontânea. Eventuais condições em relação ao pagamento desse benefício podem estar inseridas na Convenção Coletiva da categoria.

Como calcular a folha de pagamento?

A elaboração da folha de pagamento é uma obrigação da empresa, conforme previsto no artigo 225 do Decreto 3048/1999. Nos incisos I e II estão detalhados os passos de como elaborar a folha de pagamento que atenda a todas as normas previstas na legislação.Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Primeiramente, deve-se apurar a remuneração bruta, pois essa é a base de cálculo para INSS, FGTS e salário-família. Então, aplicam-se as porcentagens de Fundo de Garantia e contribuição à Previdência Social, verificando a ocorrência (ou não) de salário-família e descontos de IRRF.

Caso ocorra, o abono é somado aos vencimentos, após descontar o valor de INSS. Para apuração de eventual IRRF, necessário aplicar a alíquota da faixa na qual a base de cálculo se encaixa e considerar a dedução por dependentes, se existirem. 

Para o trabalhador, deve ser informado tanto o valor bruto (sem descontos) quanto o valor líquido (com descontos). O recebimento do histórico dessas informações é um direito do trabalhador.

Algumas dicas para você elaborar folhas de pagamento

Com tantos itens para serem observados, você já deve ter percebido uma coisa: essa não é uma tarefa simples ou que possa ser delegada para qualquer um. Dessa forma, se os seus conhecimentos sobre o assunto forem limitados, busque a orientação de profissionais de contabilidade e finanças para não cometer erros. Além disso, elencamos aqui mais algumas dicas.

1. Escolha um sistema

Para começar, muita empresas montam planilhas simples no próprio Excel. Essa opção pode resolver uma demanda pontual, mas com o passar do tempo e o aumento no volume de dados você verá que a situação ficará insustentável. Para não perder tempo, o melhor é recorrer a softwares específicos de gestão de informações contábeis e financeiras.

Isso fará com que a empresa otimize tempo, não sendo necessário despender longas horas do dia com o preenchimento manual de dados, permitindo uma análise mais detida de relatórios e avaliações sobre projeção de custos e encargos.

2. Atualize os dados dos colaboradores

Alimente a planilha, ou o software, com as informações dos trabalhadores, inserindo dados como nome completo, endereço, cargo que ocupa, salário líquido, horas extras, desconto de benefícios (vale transporte, ticket alimentação/refeição, plano de saúde, entre outros).

Personalize-a de uma forma que atenda com precisão a todas as necessidades da sua empresa. Fique atento ainda às exigências mais recentes requeridas com a implantação do eSocial. Certifique-se, portanto, que o seu software estará sempre atualizado.

3. Separe o salário bruto do líquido

Já mencionamos muitos detalhes sobre isso no início do artigo. O salário líquido é o valor do salário bruto menos os descontos do INSS e o IR. Caso esteja utilizando o Excel, crie uma fórmula para facilitar o cálculo — ou utilize a função SE. A empresa precisa saber claramente o que deve pagar de impostos e o que deve ser pago ao funcionário.

Verifique a porcentagem do desconto do INSS de acordo com a faixa salarial, pois ela pode variar. Seja criterioso e atento aos centavos. A utilização de um software específico para geração de folhas de pagamento é a melhor maneira de obter resultados mais rápidos e minimizar erros.

4. Compute as horas trabalhadas

Pode ser que em um determinado mês o salário de um colaborador tenha alguma diferença devido às horas trabalhadas. Independentemente da sua empresa adotar o pagamento de horas extras em períodos específicos ou utilizar o banco de horas, o cálculo deve sempre estar previsto.

Faça uma fórmula para calcular essas horas e saber o valor do salário a ser creditado. Em caso de não utilização do banco de horas, o empregador terá a obrigação de quitar os valores pendentes junto aos empregados.

5. Cheque informações relevantes

O registro de ponto e controle de jornada devem ser verificadoa constantemente, pois ele influencia diretamente nas informações a serem alimentadas na folha de pagamento, impactando sobre faltas, atrasos, horas extras realizadas, entre outras. Para facilitar faça um checklist de todas as informações que devem ser confirmadas a respeito de um funcionário.

Tem descontos de plano de saúde? Ganhou um aumento salarial recentemente? Está perto de se aposentar? Lembre-se que até para calcular o desconto dos benefícios existe um percentual a ser aplicado. O desconto do vale transporte não pode ultrapassar a 6% do salário bruto, por exemplo.