A folha de pagamento é um dos aspectos mais importantes de qualquer negócio.

É o processo de calcular e pagar os funcionários por seu trabalho, e deve ser feito, de forma precisa e eficiente, para manter os funcionários satisfeitos e a empresa funcionando, sem problemas. 

Elaborar e calcular a folha de pagamento pode ser um processo complexo, mas compreendê-la e gerenciá-la, adequadamente, é essencial para qualquer negócio. 

Ao ter uma boa compreensão da folha de pagamento, as empresas podem assegurar que seus funcionários sejam pagos, com precisão e dentro do prazo, e que todos os impostos e deduções necessários sejam tratados, evitando problemas legais e trabalhistas.

Por isso, neste artigo, discutiremos o que é a folha de pagamento, como ela é calculada e como funciona a sua desoneração. Confira!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que contempla todas as informações referentes ao pagamento dos funcionários de uma empresa. 

Nela constam o valor do salário, os descontos realizados e o valor líquido a ser depositado ou entregue ao funcionário.

Trata-se de um documento obrigatório, conforme o artigo 225 do Decreto 3048/1999. Conforme o artigo, as empresas são obrigadas a preparar a folha de pagamento referente a remuneração paga, devida ou creditada ao empregado.

Além de ser uma obrigação, a folha de pagamento também desempenha função operacional, contábil e fiscal, sendo de extrema importância para o bom funcionamento da empresa.

O que deve constar na folha de pagamento?

É importante esclarecer não haver um modelo padrão para esse documento. Desse modo, ele pode ser adaptado segundo os critérios de interesse de cada empresa.

Mas, atenção: todos os dados principais precisam ser apresentados de forma clara. Contudo, que dados principais são esses? O que deve constar na folha de pagamento?

Então, os principais dados, você confirma abaixo:

  • Dados do empregador;
  • Nome do funcionário;
  • Cargo, função ou serviço prestado;
  • Descontos e seus respectivos valores;
  • Número de dias trabalhados;
  • Valores de adicionais;
  • Valores de horas extras e adiantamentos;
  • Valor do salário bruto e do salário líquido a ser pago.

Descontos da folha de pagamento

Dentre os principais descontos, podemos citar:

  • Desconto de Previdência;
  • Imposto de renda;
  • Faltas e atrasos;
  • Contribuição sindical;
  • Vale-transporte;
  • Adiantamentos.

Proventos da folha de pagamento

Já em relação aos principais proventos, temos:

  • Salário;
  • Horas extras;
  • Adicional noturno;
  • Adicional de insalubridade;
  • Adicional de periculosidade;
  • Diárias para viagens.

Como elaborar a folha de pagamento?

Agora que você já sabe o que é a folha de pagamento, e o que deve constar nesse documento, fica mais fácil entender como elaborá-la.

Desse modo, veja as etapas abaixo:

Controle as admissões e demissões

Essa etapa é fundamental para que você não acabe realizando o pagamento indevido de salários, como pagar funcionários que já não fazem parte da empresa e esquecer de pagar funcionários recém-contratados.

Classifique as categorias de funcionários

Essas categorias são regulamentadas por convenções coletivas e apresentam especificações relacionadas aos benefícios e direitos dos trabalhadores, bem como as normas para o cálculo da folha.

Calcule as horas de trabalho

Para isso, é necessário analisar alguns fatores importantes, como o registro das horas trabalhadas, horas extras, faltas, atestados médicos, etc.

Conheça bem os descontos e proventos da folha de pagamento

É fundamental se atentar a esses detalhes na hora de calcular e elaborar a folha de pagamento.

Vale ressaltar que também é importante apresentar o FGTS no documento, mesmo que ele não represente um desconto em folha.

Escolha um sistema de folha de pagamento

Utilizar a tecnologia como aliada é fundamental para evitar erros e otimizar o tempo.

Desse modo, não hesite em automatizar esse processo.

Para isso, é possível utilizar planilhas ou algum software específico, sendo o software uma opção muito mais interessante por apresentar maiores recursos.

Como calcular a folha de pagamento?

O cálculo da folha de pagamento é feito considerando o salário bruto, ou seja, o valor a ser recebido pelo funcionário, acrescido de eventuais adicionais, como horas extras e gratificações. 

Ao salário bruto são subtraídos os descontos, tais como imposto de renda, INSS, plano de saúde e outros. O resultado é o valor líquido a ser pago ao funcionário.

Para realizar esse cálculo, de forma efetiva, é necessário ter alguns cuidados, como:

  1. Conferir o registro atualizado de admissões e demissões;
  2. Realizar o fechamento do controle de ponto;
  3. Ter o registro atualizado de todos os benefícios e descontos para não realizar descontos indevidos ou deixar de realizar descontos.

Leia também: 5 dicas para melhorar a gestão contábil

Mas e a desoneração da folha de pagamento?

A desoneração da folha de pagamento é uma forma de reduzir a carga tributária sobre a folha de pagamento. 

Com a desoneração, a empresa paga o INSS sobre sua receita bruta, sendo essa contribuição calculada, de acordo com um percentual, que varia de 1% a 4,5% segundo o setor econômico.

Isso consiste em uma importante redução da carga tributária, porque a contribuição convencional sobre a folha apresenta o pagamento de 20% sobre o valor das remunerações dos funcionários.

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