Nota fiscal eletrônica: 5 erros comuns ao emitir

Conhecer os erros na emissão de Nota Fiscal Eletrônica é fundamental, tendo em vista que, apesar de se tornar uma atividade simples, pode gerar muitas dúvidas entre os empreendedores.

Ao entender os principais pontos de atenção e cuidados a serem tomados, é possível evitar diversos problemas, como irregularidade perante a lei, falta do pagamento adequado dos impostos, conflitos com os órgãos fiscalizadores, impactos na reputação da empresa no mercado, entre outros prejuízos.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para apresentar os 5 principais erros e, assim, você conseguir evitá-los. Confira!

1. Incompreensão entre os tipos de notas fiscais eletrônicas

Uma coisa que acontece com frequência é a confusão no momento de emitir as notas fiscais eletrônicas, e gerar o documento incorreto. Por esse motivo, é necessário entender para que serve cada uma delas:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) — deve ser gerada sempre que a venda de um produto é realizada para o cliente;
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) — deve ser emitida nos casos em que um serviço é prestado ao cliente.

2. Certificado digital inexistente

O “erro 90”, que corresponde à falta de um Certificado Digital ou sua não operacionalidade, também é uma falha que pode acontecer. Nesse caso, pode ser necessário reinstalar o dispositivo ou averiguar se ele está com a data de validade expirada.

Se essas opções não funcionarem, o ideal é entrar em contato com a Autoridade Certificadora para identificar a melhor forma de solucionar o problema. Entre outras causas que podem ocasionar esses erros estão:

• ausência de comunicação com a SEFAZ;
• internet com a conexão lenta;
• falha no web service.

3. Confusão entre DANFE e Nota Fiscal Eletrônica

É preciso que a DANFE acompanhe o transporte do produto adquirido até o consumidor final, já que o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica é gerado com a finalidade de representar fisicamente a NF-e, e não tem validade jurídica.

É necessário ressaltar que esse documento não substitui a NF-e, mas serve para simplificar a consulta por meio da chave de acesso (chave numérica com 44 posições).

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4. Falta de manifestação ou recusa

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica passa por várias etapas, como preenchimento, escrituração, aceite, recusa, cancelamento e demais. É possível que os responsáveis pelo processo possam fazer a consulta via internet para averiguar os fatos relacionados à operação feita.

Contudo, muitos empreendedores cometem o erro de não se manifestarem (o que é necessário para mostrar que há um documento fiscal ligado ao CNPJ) ou informar sobre a recusa, influenciando nas questões fiscais do negócio.

Observar essa fatores é primordial para promover a segurança jurídica das transações, considerando que a NF-e não pode ser mais cancelada depois de autorizada pela SEFAZ.

5. Esquecimento sobre a correção dos erros

Outra questão que envolve os principais erros na emissão de Nota Fiscal Eletrônica é deixar de corrigir as falhas cometidas, por exemplo, nos cálculos fiscais, de digitação, entre outros, já que inconsistências acabam sendo cometidas com a rotina corrida. A falta de uma gestão eficaz também pode colaborar bastante para que esse problema passe despercebido.

O que muitos não sabem é que existem prazos para que as devidas retificações sejam feitas, o que pode levar à autuação da empresa por parte do Fisco, incidindo multas e penalidades que podem prejudicar bastante o negócio.

Agora que você já sabe quais são os principais erros na emissão de Nota Fiscal Eletrônica e a importância de evitá-los, o recomendável é contar com o auxílio de um contador para ajudar nesse processo. Além disso, é importante ter a tecnologia como parceira, já que um software específico pode contribuir para a redução das burocracias e falhas que podem ser cometidas ao gerar os documentos fiscais da organização.